Поставленная цель — повышение эффективности бизнес-процессов работы с документами за счет обеспечения непрерывности и целостности процедур документационного обеспечения, их типизации и регламентации (маршрутизации жизненного цикла документов), а также повышение качества ведения делопроизводства, контроля своевременного исполнения документов и поручений, совершенствование учета и поиска зарегистрированных документов, снижение трудоемкости работ.
До недавнего времени заказчик не использовал СЭД, что не отвечало требованиям бизнеса — в последнее время организация заметно выросла и стала территориально распределённой, с несколькими филиалами и бэкофисами в разных городах, между которыми осуществляется непрерывный документооборот.
Заказчик принял решение о пересмотре подхода к работе — им было принято решение о внедрении современной системы электронного документооборота с учетом текущих реалий: интенсивности работы, потока документов, масштабов и географической распределенности. Было принято решение о реализации СЭД на платформе «1С. Документооборот».
Результат
- Совместно с заказчиком была проведена классификация документов и появилась возможность оперативно найти нужный документ по любым реквизитам, включая содержание.
-
Проведена оптимизация процессов регистрации входящей почты и наложения резолюции руководителями.
-
Смоделирован процесс по согласованию и подготовке исходящих писем на основании правил и принципов, действующих в компании. У сотрудников отпала надобность «бегать» по кабинетам и организовывать обмен бумажных документов между офисами в разных городах.
-
Улучшился контроль исполнения поручений со стороны руководителей отделов за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами.
-
За счет возможности использования шаблонов упростился процесс создания документов всеми сотрудниками. Реализована возможность автоматического заполнения шаблонов наиболее часто используемых документов.
-
За счет автоматизации полного жизненного цикла документов упростился контроль исполнения документов, стало легко выявлять узкие места и задержки по движению документов.
-
Упростился процесс подготовки ежедневной отчетности.