Системы электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют организовать работу с электронными документами (создание, изменение, хранение, поиск), а также обеспечивают взаимодействие между сотрудниками — передачу файлов, выдачу заданий, отправку уведомлений и прочее.
Оптимизируйте бизнес за счет внедрения систем электронного документооборота, автоматизировав делопроизводство и работу канцелярии. «ИНЛАЙНА СЕРВИСЫ» предлагает к внедрению две ведущие отечественные системы по организации электронного документооборота, отвечающие всем требованиям — «1С: Документооборот» и «ТЕЗИС». Они оптимальны для промышленных предприятий, строительных компаний, сельскохозяйственных и коммерческих организаций, а также для госорганов и подведомственных им муниципальных учреждений.
В подобных системах основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Это и многое другое позволяет организовать определенную последовательность действий (workflow) сотрудников в рамках бизнес-процесса. Например, получение документа, его регистрация, рассмотрение, согласование, утверждение и исполнение.
Предпосылки для внедрения СЭД
Предпосылок для внедрения СЭД может быть множество:
- активный рост компании – создание новых структурных подразделений, набор персонала;
- географическое развитие – открытие филиалов и представительств;
- разработка новых продуктов и направлений, сопровождающаяся увеличением объема документации различного характера.
- То есть, когда возникают ситуации, в которых:
- из-за не структурирования документов возрастает время на их поиск;
- трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки;
- теряются данные и снижается темп работы по причине увеличения потока документов;
- происходит путаница с актуальностью версий;
- появляются сложности в передаче юридически значимых документов;
- возрастает риск утечки информации.
Эти проблемы актуальны как для небольших организаций, имеющих несколько сотен компьютеров, объединенных в локальную сеть, так и для крупных и территориально-распределенных холдингов с офисами в разных городах и даже странах, ведущих сквозной корпоративный документооборот между всеми своими подразделениями.
Основные задачи СЭД
- Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
- Получение информации, ее обработка, управление данными и регламентирование доступа.
- Формализация деятельности каждого сотрудника.
- Оптимизация бизнес-процессов документооборота и делопроизводства.
- Сокращение оборота бумажных документов.
- Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажными потоками в организации.
При выборе системы СЭД важно, чтобы они отвечали следующим критериям:
- работа с учетом отечественной законодательной базы;
- автоматизация полного жизненного цикла договорных документов;
- автоматизация коллективной работы над документами;
- удобная настройка шаблонов (документов и процессов);
- полное ведение электронной канцелярии на предприятии;
- качественная техническая поддержка, способная оперативно реагировать на обращения пользователей.
«ИНЛАЙНА СЕРВИСЫ» имеет солидный профессиональный опыт и навыки по реализации проектов в области СЭД. У нас есть все необходимые сертификаты и партнёрские соглашения с производителями соответствующих систем.
Наша команда поможет вам с системами СЭД при решении таких задач, как:
- проведение предпроектного обследования бизнес-процессов предприятия заказчика;
- формирование рекомендаций по выбору СЭД;
- настройка типового решения СЭД под ваши требования;
- доработка типового решения под ваши специфические нужды;
- комплексное внедрение систем, решение совокупности технических, методических и организационных вопросов;
- разработка или доработка регламентной базы заказчика при внедрении электронного документооборота;
- оказание услуг технического сопровождения системы.